Ключевые тренды отрасли

1. Цифровизация и работа с электронной документацией (ЭДО). Уже в сентябре все ввозимые грузы будут обрабатываться с помощью электронных транспортных накладных (ЭТрН). Это позволит отслеживать перемещение грузов в реальном времени, повысит прозрачность операций и ускорит таможенные процедуры. Тем самым образуется единая система, координирующая грузовые перевозки.
2. Рост контейнеризации и структурные сдвиги. Наметилась тенденция роста доставки контейнерами: к 2035 году она прогнозируемо приблизится к 25%, (в сегодня около 7%). При этом наблюдается смена ж/д перевозок на автомобильную доставку – приоритетно более гибкую по условиям.
3. Процесс ЭДО в автодоставке. Автомобильный транспорт – это почти 65% объема из внутренних транспортировок и основное обеспечение для e-commerce. При этом есть тенденция усиления конкуренции между перевозчиками из РФ и Китая, расходы могут вырасти на 15%.
4. Технологические инновации и автоматизация. Происходит постепенное и схематичное внедрение систем с ИИ, этим озадачились более 40% компаний логистов, ставя роботизацию одной из главных целей.
5. Развитие мультимодальных схем и легализация импорта. Концепция сборного груза стала максимально популярной, благодаря усилению мер контроля со стороны таможенных органов.
6. Модернизация инфраструктуры и господдержка. Важное значение государственной поддержки позволяет внедрять и реализовывать новые эффективные проекты. Модернизируются морские порты, хабы регионального значения, это сокращает издержки и ускоряет доставку.

Эти тенденции отражают глобальный сдвиг в сфере логистических услуг в сторону отраслевых инноваций IT. Транспортные накладные (ЭТрН) обладают рядом существенных преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документооборотом, что делает их стандартом для оформления грузов.

Ключевые преимущества:

• Снижение расходов и экономия ресурсов. Сокращение трат на бумажные носители и доставку курьерами. Это позволяет компаниям существенно оптимизировать издержки.
• Ускорение оплаты. С помощью цифровых технологий значительно ускоряется оформление всего пакета документов, а взаиморасчеты заметно облегчаются, их сроки могут быть сокращены на 10-15 дней.
• Прозрачность и контроль. Всегда есть возможность отслеживания грузов в режиме онлайн, оперативно вносить изменения и видеть всю цепочку логистики.
• Минимизация рисков потери и подделки. Электронный документ невозможно физически потерять или случайно уничтожить. Система защищена от несанкционированных правок, что снижает риски мошенничества и споров.
• Упрощение проверок и взаимодействия с госорганами. Налоговая инспекция и другие контролирующие органы могут запрашивать документы напрямую из системы без необходимости распечатывать их. Корректное ведение электронного документооборота уменьшает вероятность штрафов и споров при проверках.
• Юридическая значимость. При использовании утверждённого ФНС формата ЭТрН имеет полную юридическую силу и полностью заменяет бумажную накладную. Дублировать её на бумаге не требуется.
• Удобство хранения и доступа. Все документы хранятся в единой системе документооборота и доступны из любой точки мира.

Чтобы перейти к обновленному формату работы, необходимо обзавестись электронной подписью и подключится к оператору, имеющему аккредитацию.

Какие расходы экономят компании с транспортными накладными?

С появлением ЭТрН малому и среднему бизнесу удается существенно сократить операционные и административные расходы. Экономия достигается за счет отказа от бумажного документооборота и автоматизации процессов.

Основные статьи экономии:

• Расходы на бумагу, печать и расходные материалы. Полный отказ от печати тысяч экземпляров документов ежемесячно приводит к заметному снижению затрат на закупку бумаги, картриджей для принтеров и обслуживание оргтехники.
• Курьерская доставка и логистика документов. Исключаются расходы на услуги курьерских служб или использование собственного транспорта для оперативной доставки оригиналов накладных между складами, офисом и контрагентами. Передача документа происходит через систему ЭДО.
• Хранение и архивирование. Компании больше не нужно арендовать площади для физического архива, покупать стеллажи и тратить рабочее время сотрудников на систематизацию, поиск и подшивку бумажных документов в папки. Электронный архив хранится на серверах ЭДО.
• Административные и трудозатраты. Значительно сокращается время, которое сотрудники тратят на ручное заполнение, подписание, согласование и исправление ошибок в документах. Это высвобождает ресурсы персонала для выполнения более важных задач.
• Риски штрафов и налоговых споров. Благодаря автоматической проверке корректности заполнения и интеграции с государственными системами снижается риск ошибок, которые могут привести к доначислению налогов, снятию вычетов по НДС и штрафам со стороны контролирующих органов.
• Ускорение оборачиваемости капитала. Быстрая передача и обработка электронных документов позволяют ускорить процесс оплаты услуг перевозки. По оценкам экспертов, получение оплаты может происходить на 20 дней быстрее, чем при работе с бумагой, что улучшает финансовую ликвидность компании.

Таким образом, внедрение ЭТрН напрямую влияет на снижение себестоимости логистики и повышает общую эффективность бизнеса.

Какие документы требуются для подключения ЭТрН?

Для подключения к системе электронных транспортных накладных (ЭТрН) и полноценного перехода на электронный документооборот компаниям необходимо подготовить ряд документов и выполнить несколько технических шагов. Важно отметить, что речь идет не о сборе бумажных справок, а об организационно-технической подготовке. Перечень того, что потребуется:

• Для руководителя компании или ИП: Необходимо получить сертификат ЭТрН. Это можно сделать непосредственно в Федеральной налоговой службе России, также она выдается доверенными лицами.
• Для сотрудников: Им также потребуются собственные КЭП, а чтобы подписать документ от имени организации — доверенность от её руководителя.

2. Официально оформленный Договор с аккредитованным оператором ИС платформы ИC ЭПД. Данного оператора компания выбирает из специального списка, прошедшего аккредитацию у Минтранса.